Plateforme HB · Hygiène et salubrité en milieu hospitalier
À l’hôpital, l’hygiène et salubrité touche à ce qui presse le plus. Une chambre libérée qui attend sa désinfection, c’est un usager de plus sur civière à l’urgence. Une éclosion, c’est la prévention des infections qui veut savoir sur-le-champ qui est passé dans chaque chambre. La vidéo suit une journée de novembre dans un hôpital fictif de 320 lits, de 6 h 57 à 23 h 12, avec les outils de la plateforme HB tels qu’ils sont en service aujourd’hui.
Ce que la vidéo montre
L’assistante infirmière-chef demande le grand nettoyage par le code QR collé à la porte, sans compte ni appel. Le chef d’équipe assigne le ticket à la préposée, qui le reçoit sur son téléphone de service. À la porte, la consigne de la chambre lui rappelle les précautions. Elle ferme le ticket à 10 h 58, et la gestion des lits le voit dans le journal du ticket.
La conseillère en prévention et contrôle des infections fait son contrôle avec un audit technique HBcontrol bâti pour les chambres en précautions. Un marqueur fluorescent est encore sur la ridelle : à la synchronisation, le ticket est créé et le rapport part par courriel. La ridelle est corrigée avant 13 h.
Dans le plan interactif, la fiche d’une chambre montre tous ses passages des neuf derniers jours, préposé par préposé, avec l’heure et la durée. Les mesures d’éclosion partent ensuite dans un ticket, et la consigne s’affiche en haut de la carte de chaque chambre de l’unité.
Dans les toilettes de la salle d’attente, l’écran HBconnect affiche l’heure du dernier entretien et un code QR. Une visiteuse signale le distributeur vide, le préposé le remplit, et son téléphone met l’écran à jour quand il passe.
Ce qui ne change pas
Vos protocoles de départ et de précautions additionnelles, vos grilles de contrôle et vos routes restent les vôtres. Nous les mettons dans la plateforme avec vous : la consigne propre à chaque chambre, le formulaire de demande de l’hôpital, le formulaire de contrôle de la PCI et la route de chaque préposé.
Elle ne touche pas au dossier clinique et ne remplace ni votre système de gestion des lits ni votre horodateur : aucun diagnostic n’y entre, seulement le local, l’heure et le travail fait.
Tout ce que la vidéo montre est déjà en service dans la plateforme HB.
Plateforme HB · HBscan et sa messagerie, HBticket, HBcontrol, HBconnect, Plateforme Web · Développée à Montréal
La journée, étape par étape
L’Hôpital régional des Mille-Ruisseaux et les personnes de cette journée sont fictifs, mais leurs gestes sont ceux d’un service d’hygiène et salubrité. Les écrans ont été redessinés pour la vidéo d’après ceux de la plateforme HB.
Fatou touche la puce de début de quart, au local de l’hygiène et salubrité. Sa route se charge dans son téléphone de service : 22 locaux dans l’ordre prévu, en commençant par la chambre 410. À chaque chambre, elle touche la puce de la porte. Son passage est enregistré, même sans réseau, et elle voit les tâches du local et ses périodiques, comme le changement des rideaux séparateurs prévu jeudi.
L’usager de la chambre 412 est parti à 9 h 48. Julie scanne le code QR collé au cadre de la porte avec le téléphone de l’unité. Le formulaire s’ouvre dans le navigateur avec la chambre déjà remplie, sans compte ni application. Elle choisit « Départ d’un usager (grand nettoyage) » et les précautions contact renforcées, puis ajoute que le lit est attendu pour une admission de l’urgence. Aucun diagnostic n’est demandé.
La demande devient le ticket #5218 dans HBticket, et Jean-François en reçoit le courriel. Dans le portail, il met la priorité à « Urgente », fixe l’échéance à 11 h 30 et assigne le ticket à Fatou. Il ajoute une note interne avec le protocole de départ : sporicide en trois étapes, rideaux à changer, salle de toilette en dernier.
Le téléphone de service de Fatou l’avise du ticket. Elle lit la demande et la note de Jean-François, puis met le ticket en cours à 10 h 02. Quand elle touche la puce de la 412, la consigne propre à la chambre s’affiche en haut de la carte : blouse et gants, produit sporicide, chambre à faire en dernier. Une fois la chambre prête, elle joint la photo des rideaux changés et ferme le ticket à 10 h 58.
Annie a un accès au portail. Le journal d’activité du ticket montre chaque étape, avec l’heure et la personne : la demande à 9 h 51, l’assignation à 9 h 52, le début du travail à 10 h 02 et la fermeture à 10 h 58. La chambre est prête 67 minutes après la demande. Annie l’attribue dans son système de gestion des lits à un usager qui attend à l’urgence, sans avoir appelé l’unité.
Geneviève contrôle la chambre 410 avec un formulaire d’audit technique bâti pour les chambres en précautions : affichette à la porte, chariot d’isolement garni, solution hydroalcoolique à l’entrée, produit sporicide sur le chariot, marqueurs fluorescents. Le marqueur de la ridelle est encore là. Elle répond « Non », décrit ce qu’elle voit, prend la photo sous la lampe UV et signe.
À la synchronisation, la soumission crée le ticket #5223 « Contrôle PCI · Chambre 410 ». Jean-François et Mélanie reçoivent le courriel de HBcontrol avec le rapport en PDF. Jean-François met le ticket en priorité urgente, avec une échéance à 13 h, et l’assigne à Fatou. Elle le ferme à 12 h 24, avec la photo de la ridelle désinfectée.
Dans les toilettes de la salle d’attente de l’urgence, l’écran HBconnect affiche l’heure du dernier entretien, 12 h 58. Une visiteuse scanne son code QR. Le formulaire de l’hôpital s’ouvre avec le local déjà rempli, et elle signale qu’il n’y a plus de savon. Jean-François assigne la demande à Marc-Antoine, qui remplit le distributeur. En passant, son téléphone met l’écran à jour : 13 h 25. Le ticket est fermé.
Un deuxième cas de DACD est confirmé à la 4e Nord, dans la chambre 414. La 412 avait eu le premier, le 16 novembre. Dans le plan interactif, Geneviève choisit les neuf derniers jours et ouvre la fiche de chaque chambre touchée : 18 passages pour la 414, avec la préposée, l’heure et la durée de chacun. Elle exporte en PDF ses contrôles de novembre pour le comité de PCI, puis ouvre le ticket #5236 « Mesures d’éclosion · 4e Nord ». Sa description donne les mesures à appliquer, sans aucun diagnostic.
Chaque préposé touche la puce de début de quart, au local de l’hygiène et salubrité. Sa route, ses tickets et ses périodiques se chargent dans son téléphone. Pendant son quart, les tickets qu’on lui assigne lui arrivent en notification.
Le tableau de bord des tickets montre la journée de l’hôpital : 31 tickets créés, dont 22 départs, un temps moyen de résolution de 0,9 h et toutes les échéances respectées. Mélanie assigne le ticket d’éclosion à Samira et à Jonathan, de l’équipe volante. Puis elle écrit la consigne d’éclosion dans la fiche de chaque chambre de l’unité, pour qu’elle s’affiche au scan.
Ricardo écrit à Samira : sporicide partout, deuxième passage aux surfaces à contact fréquent, rideaux à changer. Il joint la photo du marqueur trouvé ce matin dans la 410. Samira répond qu’elle commence par là. Personne n’a eu à donner son numéro personnel.
Samira met le ticket d’éclosion en cours, puis touche la puce de la 410. La consigne écrite par Mélanie s’affiche en haut de la carte, avant les tâches. Elle passe la lampe UV sur la ridelle : il ne reste aucune trace du marqueur. Elle l’écrit dans le ticket à 16 h 06, avec la photo, et continue sa route.
Le dernier cas de la salle d’opération 3 est terminé. Ahmed touche la puce de la salle : la périodique du mois, murs et plafond lavables, est sur la carte. Il la fait, puis l’envoie à 21 h 13 avec un commentaire et ses photos avant et après. Elle passe à « À vérifier », et Ricardo la valide dans le portail à 21 h 20.
Le soir, Rosalie travaille souvent seule au sous-sol et au quai. Le bouton SOS est toujours en haut de l’accueil de HBscan. Si elle appuie, Ricardo reçoit un courriel avec son nom, l’immeuble et le dernier local qu’elle a scanné, ici le local des déchets biomédicaux à 22 h 19. Il n’y a aucun GPS.
Fin du quart du soir. Sur le plan interactif de 7 h à 23 h, chaque chambre de la 4e Nord a ses passages du jour et du soir, ceux de Fatou et ceux de Samira. Les tickets de la journée sont fermés, sauf celui de l’éclosion, qui reste en cours jusqu’à la fin des mesures. L’équipe de nuit commence son quart.
Nous préparons la démonstration avec une de vos unités et vos protocoles de départ.
Vos enjeux
Nous avons construit cette journée autour de ce qui occupe un service d’hygiène et salubrité à l’hôpital : la fluidité des lits, la prévention des infections, la qualité et l’agrément, la charge de travail, le travail isolé et les toilettes publiques.
Une chambre libérée n’aide personne tant qu’elle n’est pas désinfectée. Entre le départ de l’usager et la chambre prête, il y a souvent un appel au poste, un téléavertisseur, une préposée déjà occupée ailleurs et une gestion des lits qui rappelle pour savoir où on en est.
Avec HBticket, l’unité demande le grand nettoyage par le code QR de la porte, en indiquant les précautions. Le chef d’équipe assigne le ticket, et la préposée le reçoit sur son téléphone de service pendant son quart. Elle le met en cours, puis le ferme quand la chambre est prête. La gestion des lits voit chaque étape dans le journal du ticket, sans téléphoner.
Ce que vous mesurez : le temps de résolution et le temps de première action des demandes, le respect des échéances et le nombre de départs par jour, dans le tableau de bord des tickets.
Quand une éclosion se déclare, la PCI doit savoir qui est passé dans les chambres touchées, à quelle heure, et si les mesures sont appliquées partout. Sur des feuilles de route, cette recherche prend des heures, et elle arrive souvent trop tard.
Chaque passage est enregistré par local quand le préposé touche la puce de la porte. Dans le plan interactif, la fiche d’une chambre montre tous ses passages sur la période choisie, préposé par préposé, avec l’heure et la durée. La PCI fait ses contrôles dans HBcontrol avec son propre formulaire, et les mesures d’éclosion s’affichent en haut de la carte de chaque chambre, même pour un remplaçant qui ne connaît pas l’unité.
Ce que vous mesurez : les passages par chambre et par préposé, les contrôles de la PCI avec leurs non-conformités, et les tickets de correction et de mesures d’éclosion.
Le guide du ministère sur la gestion intégrée de la qualité en hygiène et salubrité propose des audits de résultats adaptés au niveau de risque de chaque zone, et des corrections suivies. Les visites d’agrément demandent d’en faire la preuve.
HBcontrol sert aux audits visuels et aux audits techniques bâtis sur vos grilles, photo à l’appui. Un audit technique peut créer un ticket dès la synchronisation, et son rapport en PDF part par courriel aux personnes que vous désignez. Les périodiques sont faites avec photos, puis validées par le chef d’équipe dans le portail.
Ce que vous mesurez : les soumissions de chaque formulaire, exportables en PDF, le délai de correction des tickets qui en découlent, et les périodiques faites et validées.
Les absences non remplacées font partie du quotidien, et une demande de ressource de plus se défend mieux avec des chiffres qu’avec une impression.
Chaque local a un temps attendu selon son profil d’entretien. Le plan interactif compare le temps enregistré au temps attendu, local par local et préposé par préposé, et montre en rouge les locaux sans passage. Les routes se modifient dans le portail quand une unité change de vocation ou de protocole.
Ce que vous mesurez : le temps enregistré et le temps attendu par local, par étage et par préposé, et les locaux qui n’ont pas eu de passage.
Au sous-sol, au quai ou dans une unité fermée, des préposés travaillent seuls une partie du soir et de la nuit. Personne ne veut d’un outil qui suit les gens à la trace.
Le bouton SOS est toujours en haut de l’application. Un appui envoie un courriel au chef d’équipe avec le nom du préposé, l’immeuble et le dernier local qu’il a scanné. La plateforme n’utilise aucun GPS.
Ce qui est enregistré : le passage dans un local, quand la puce de la porte est touchée. Rien d’autre.
Les toilettes de l’urgence et des cliniques externes sont très achalandées, et un distributeur vide ou une toilette bouchée se remarque vite. Les plaintes arrivent souvent par le service à la clientèle, des heures plus tard.
L’écran HBconnect affiche l’heure du dernier entretien et un code QR pour signaler un problème, sans compte ni application. Le signalement devient un ticket que le chef d’équipe assigne au préposé du secteur, et l’écran se met à jour quand le préposé passe.
Ce que vous mesurez : les signalements par local et par catégorie, et leur temps de résolution.
Ces indicateurs se lisent dans la Plateforme Web. Les rapports s’exportent en Excel, en CSV ou en PDF pour le comité de PCI, la direction ou une visite d’agrément.
| Indicateur | Où vous le trouvez |
|---|---|
| Tickets créés et actifs, temps moyen de résolution et de première action, respect des échéances | tableau de bord des tickets |
| Tickets par catégorie : départs, savon ou papier, contrôles de la PCI | tableau de bord des tickets |
| Chaque étape d’un ticket, avec l’heure et la personne | journal d’activité du ticket |
| Passages par local et par préposé : date, heure, durée | fiche du local, plan interactif |
| Temps enregistré et temps attendu par local, par étage et par préposé | plan interactif |
| Contrôles de la PCI et audits, avec les réponses, les photos et la signature | soumissions des formulaires, export PDF |
| Périodiques planifiées, à vérifier et validées, avec photos avant et après | module des périodiques |
Nous pouvons commencer la démonstration par celui-là.
Pour chaque rôle
Ce que la préposée fait dans sa chambre apparaît tout de suite pour son chef d’équipe, pour la gestion des lits et pour la PCI. Chacun ne voit que ce que ses permissions lui ouvrent.
Une heure suffit pour montrer à chacun la partie qui le concerne.
Les outils de la plateforme HB
Ce qu’un préposé fait dans son application apparaît tout de suite dans la Plateforme Web. Ce qu’une unité demande ou qu’un contrôle relève devient un ticket que le chef d’équipe assigne à la bonne personne.
Les routes, les consignes et les passages, local par local
Pour les préposés et les chefs d’équipe
Les demandes et les corrections, assignées à la bonne personne
Pour les unités de soins, la gestion des lits et l’hygiène et salubrité
Les audits et les contrôles qui deviennent des corrections
Pour les chefs d’équipe, la qualité et la PCI
L’heure du dernier entretien, et un code pour signaler un problème
Pour les usagers, les visiteurs et le personnel
Le chat de HBscan, texte et photos
Pour les chefs d’équipe et les préposés
La sécurité du travail isolé, sans GPS
Pour les préposés du soir et de la nuit
Les travaux périodiques, planifiés, faits et vérifiés
Pour les chefs d’équipe et la cheffe de service
Le plan interactif, les tableaux de bord et les exports
Pour la direction, la PCI, la gestion des lits et les chefs d’équipe
Dites-nous lequel, et nous commencerons la démonstration par celui-là.
Projet pilote
Nous proposons de commencer par une unité de soins et les toilettes publiques de l’urgence, pendant quelques mois, avec des indicateurs mesurés avant et après. C’est assez pour voir la différence sur les départs, les contrôles de la PCI et les corrections.
Une unité de médecine ou de chirurgie qui a beaucoup de départs, et les toilettes publiques de l’urgence ou des cliniques externes.
Le plan de l’unité, le profil d’entretien de chaque local et son temps attendu, avec votre chef de service.
Une petite puce sans texte, collée sur le cadre de la porte. Il n’y a ni filage ni travaux.
La consigne propre à chaque chambre, le formulaire de demande de l’hôpital et le formulaire de contrôle de la PCI, revus avec la PCI et les soins infirmiers. Aucun diagnostic n’y entre.
Un autocollant QR à la porte des chambres de l’unité, et un écran HBconnect dans les toilettes publiques choisies. Les écrans fonctionnent sur pile, sans filage.
Un compte pour chaque préposé et chaque remplaçant, un accès au portail pour les chefs d’équipe, la PCI et la gestion des lits, et une formation courte sur place, de jour comme de soir.
Le temps de résolution des demandes de départ, les contrôles de la PCI et leurs corrections, avant et après, présentés à la direction et au comité de PCI.
ValkarTech forme les équipes, ajuste les routes avec les chefs d’équipe et fait un suivi serré des premières semaines. Nous présentons la plateforme avec vous au syndicat et au comité paritaire de santé et sécurité, et nous fournissons la documentation demandée pour l’approvisionnement, la sécurité informatique et l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.
Une première rencontre suffit pour choisir l’unité et fixer les indicateurs du pilote.
Questions fréquentes
Non. HBscan n’utilise pas le GPS. Seul le passage dans un local est enregistré, quand le préposé touche la puce de la porte. C’est aussi ce qui le protège : devant une plainte, l’heure de son passage et la photo de son travail parlent pour lui.
Tôt, et avec le comité paritaire de santé et sécurité. Les points qui comptent : aucun GPS, des données par local, et un bouton SOS que le préposé utilise lui-même quand il a besoin d’aide. Nous pouvons participer à la rencontre.
Non. Aucune donnée clinique n’entre dans la plateforme : la demande de départ indique la chambre et le type de précautions, jamais le diagnostic. La gestion des lits consulte les tickets dans la Plateforme Web et met à jour son propre système.
La plateforme ne les remplace pas. Le début de quart dans HBscan sert à charger la route, les tickets et les périodiques du préposé, pas à payer les heures.
Oui, un téléphone de service par préposé en poste, fourni par l’établissement, plutôt que le téléphone personnel. HBscan fonctionne sur iPhone (iOS 15.1 ou plus récent) et sur Android (7.0 ou plus récent). Les chefs d’équipe travaillent dans le portail, sur tablette ou à l’ordinateur.
HBscan garde les passages dans le téléphone et les envoie dès que le réseau revient. L’heure enregistrée est celle du passage.
Oui. Il reçoit son compte le jour même, sa route se charge au début du quart, et la consigne de chaque chambre s’affiche quand il touche la puce de la porte.
Oui. Vos formulaires d’audit technique se bâtissent dans le portail avec vos propres questions : Oui ou Non, texte, nombre, notation, photos et signature. Le contrôle de la PCI de la vidéo en est un exemple.
Les personnes que vous désignez reçoivent un courriel de HBcontrol avec le rapport en PDF dès la synchronisation. Toutes les soumissions restent consultables dans le portail.
Non. L’écran HBconnect fonctionne sur pile. Le téléphone du préposé le met à jour par Bluetooth à son passage.
Les applications sont offertes en français, en anglais et en espagnol.
Oui. Les rapports s’exportent en Excel, en CSV ou en PDF, et les données de votre établissement vous appartiennent.
La plateforme est hébergée dans le nuage d’Amazon Web Services, et chaque utilisateur ne voit que ce qui lui est attribué. Nous remettons la documentation d’hébergement et de sécurité, et nous répondons au questionnaire de votre établissement et à l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.
Nous y répondons volontiers, au téléphone ou chez vous.
Nous joindre
Nous venons chez vous avec la plateforme ouverte sur une de vos unités : son plan, vos consignes de départ et un formulaire de contrôle de la PCI. Nous regardons ensemble ce qu’un projet pilote mesurerait.
Karl Bédard, directeur principal
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